A l'embauche d'un salarié

L'adhérent doit communiquer à la Caisse les premiers renseignements relatifs au salarié : nom, prénoms, nationalité, date et lieu de naissance, numéro national d'identification (n° SS), date de début d'emploi, qualification, collège (ETAM, cadre, ouvrier) ainsi qu’une photographie et le récépissé de la Déclaration unique d’embauche. Depuis le 01 février 2014, et la mise en place des virements SEPA, l’adhérent doit communiquer pour ses salariés et lui-même des Relevé d’Identités Bancaires comportant des IBAN.

L'employeur adhérent doit déclarer à la Caisse, avant le 30 de chaque mois, les salaires versés à ses salariés au cours du mois précédent.

Il doit, en même temps, calculer ses cotisations (en appliquant aux salaires déclarés le taux indiqué sur le bordereau d'appel de cotisation) et en adresser le règlement à la Caisse.

La déclaration doit être retournée à la Caisse avec la mention "Néant" si l'employeur n'occupe pas de salariés pendant le mois considéré.

L'adhérent doit communiquer, avant le 30 avril de chaque année, une Déclaration Nominative Annuelle (DNA), en utilisant un des modes mis à sa disposition par la caisse (formulaire papier, télédéclaration, ...). La DNA récapitule, pour chaque salarié, les informations se rapportant à sa période d'emploi au cours de la période de référence.

La période de référence court du 1er avril au 31 mars de l'année suivante.

L'employeur doit remettre au salarié, avant son départ en congé ou à la date de la rupture de son contrat de travail, un certificat de congé qui permet à ce dernier de justifier de ses droits à congés auprès de la Caisse.

Les certificats sont établis sur des formulaires fournis et personnalisés par la Caisse. Ils sont délivrés :
 soit après validation de la DNA,
 soit lorsque le salarié quitte l'entreprise avant la fin de la période de référence, après communication par l'employeur des informations se rapportant à sa période d'emploi.